KrisenmanagementHANDBUCH
Wir unterstützen Sie bei der ganzheitlichen Konzeption und Erstellung Ihres individuellen und modularen Krisenmanagement-Handbuchs (Krisenhandbuchs).
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Krisenmanagement-Handbuch: Souverän durch die Krise
Kommt es in einem Unternehmen zu einer Krise, kann immer wieder beobachtet werden, dass teils kopf- oder planlos gehandelt oder erst viel zu spät reagiert wird. Dazu muss es nicht kommen! Dies setzt allerdings voraus, dass das betroffene Unternehmen über ein gut konzipiertes, ganzheitlich ausgerichtetes und praktisch anwendbares sowie aktuelles Krisenmanagement-Handbuch verfügt, welches u. a. auch die individuellen Organisationsstrukturen und Ressourcen des Unternehmens berücksichtigt. Die Sicherheits- und Krisenmanagement-Experten von SIUS Consulting beraten und unterstützen Sie bei der Erstellung eines Krisenmanagement-Handbuchs ebenso wie bei der Zusammenstellung aller dafür notwendigen Informationen und Dokumente, die im Ereignisfall maßgeblich sind.
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Krisenmanagement-Handbuch: Effektive Lage- und Ereignisbewältigung im Schadensfall
Theoretisch kann sich jeder verschiedene „Worst-Case-Szenarien“ vorstellen und mögliche Notfall-/Krisenmaßnahmen definieren, die zur Lage- und Ereignisbewältigung des jeweiligen Ereignisfalls beitragen. Doch wenn diese Abhandlung weder fachlich fundiert ist noch ganzheitlich betrachtet wird oder gar unter Missachtung rechtlicher Handlungsspielräume erfolgt, ergeben sich hieraus ggf. lediglich Bruchstücke, die im schlechtesten Fall unvollständig sind, gegen geltendes Recht verstoßen oder nur in Teilbereichen zu einer adäquaten Lage- und Ereignisbewältigung führen.
Gerade in Krisensituationen, bei denen die Informationslage anfänglich tendenziell unzureichend oder gar widersprüchlich ist, wünscht sich jeder handelnde Akteur Anweisungen und Prozessbeschreibungen, nach denen in einem solchen Fall sukzessive agiert werden kann. Während bei kleineren Ereignisfällen an mancher Stelle beispielsweise noch Arbeitsanweisungen helfen, ist bei einem größeren Ereignisfall ein Krisenmanagement-Handbuch essenziell, da ein solches nicht nur „Ereignisfall X“ in einer kurzen Checkliste bzw. Handlungsanweisung beschreibt, sondern darüber hinaus auch alle weiteren unternehmensübergreifenden Interaktionen und Zusammenhänge des eigenen Krisenmanagement-Systems darstellt.
- Doch was muss alles in solch ein Krisenmanagement-Handbuch aufgenommen werden?
- Welche Inhalte sind nützlich, aber notfalls zu vernachlässigen?
- Welche Bereiche des Krisenhandbuchs müssen stets aktualisiert werden?
- Welche Szenarien sind vorrangig zu betrachten?
- Welche Schnittstellen müssen informiert oder ggf. aktiv eingebunden werden?
- Welche Interaktionen bestehen innerhalb oder zwischen den unterschiedlichen Betriebsbereichen?
- Wie wird mit der Presse, den Medien, der Öffentlichkeit und weiteren Interessengruppen umgegangen?
- Wie wird der Krisenstab alarmiert und wo trifft dieser zusammen? …
Gerade in der Anfangsphase – also beim Eintritt einer Krise (der sogenannten „Chaosphase“) – ist es wichtig, ein Krisenhandbuch parat zu haben, um den Verantwortlichen und handelnden Akteuren eine Struktur und Systematik zur Orientierung bzw. Aufrechterhaltung oder Wiederherstellung einer gewissen Handlungsfähigkeit mit auf den Weg zu geben. Der Krisenstab verfügt meist nur über ein sehr kleines Zeitfenster, um geeignete Entscheidungen und Maßnahmen in die Wege zu leiten. Es bleibt oftmals wenig Spielraum für intensive Diskussionen und Versuche. Das bedeutet, dass im besten Fall bereits vor dem Eintritt eines Ereignisfalls definiert und festgelegt wurde, welche Entscheidungen zu treffen sind und welche Maßnahmen mit großer Wahrscheinlichkeit ihr Ziel erreichen werden und welche nicht. Der definierte und strukturierte Ablauf, der in einem „Szenario X“ gemäß Krisenmanagement-Handbuch einzuhalten ist, erweist sich in der Praxis nicht selten als „Fels in der Brandung“ und sorgt dafür, dass sich Verantwortliche und handelnde Akteure sicher und gestärkt fühlen sowie explizit wissen, was wann und in welcher Form zu tun ist.
Professionelle Unterstützung beim Aufbau eines Krisenmanagement-Handbuchs
Der Aufbau eines Krisenmanagement-Handbuchs und dessen praxistaugliche Aufbereitung stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen, da es ihnen oftmals an der dafür notwendigen Fachkenntnis mangelt. Viele Unternehmen gehen zudem davon aus, dass ein umfangreiches – mehrere hundert Seiten starkes – „Regelwerk“ alle nötigen Inhalte aufweisen und abdecken wird. Doch dem ist leider nicht so, denn ein (teils auch unnötiges) Volumen des Krisenhandbuchs führt nicht zwangsläufig zu mehr inhaltlicher Qualität oder Anwendbarkeit. Nicht selten erweist sich ein eher reduzierteres und auf die praktische Anwendbarkeit ausgerichtetes Krisenhandbuch als nützlicher, da es sich im Kern auf die wesentlichen Informationen fokussiert, die im Ereignisfall auch wirklich hilfreich sind. Beispielsweise sollten die wichtigsten Krisenmanagementprozesse und Maßnahmen auf den ersten Blick ersichtlich sein, was u. a. durch entsprechende szenarienspezifische Krisenpläne oder einen anwenderfreundlichen und handhabungssicheren Aufbau gewährleistet werden kann.
Unsere Krisenmanagement-Experten stehen Ihnen jederzeit mit dem erforderlichen Fachwissen beratend und unterstützend zur Seite. Wir entwickeln auf Basis Ihrer individuellen Unternehmensstruktur und Unternehmenskultur sowie unter der stetigen Berücksichtigung Ihrer personellen und finanziellen Möglichkeiten ein Krisenmanagement-Handbuch, das explizit auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist und Ihnen eine schnelle Reaktions- und Handlungsfähigkeit im Schadensfall ermöglicht.
Was beinhaltet ein Krisenhandbuch?
Das Krisenmanagement-System eines Unternehmens, einer Behörde oder einer Organisation beinhaltet und vereint unterschiedliche Krisenmanagement-Aspekte. Die Grundlage für die Lage- und Ereignisbewältigung bildet dabei das Krisenmanagement-Handbuch, in dem z. B. die Vorgehens- und Herangehensweisen im „Ereignisfall X“ ebenso geregelt werden wie etwaige szenarienspezifische Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.
„Ein Schadensfall ist nicht der geeignete Zeitpunkt, um neue Maßnahmen zu testen!“
Ein Krisenhandbuch führt die verschiedenen Teilkonzepte des Krisenmanagements in gebündelter und zentralisierter Form zusammen. Dabei berücksichtigt ein Krisenhandbuch beispielsweise die folgenden Krisenmanagement-Aspekte:
- Aufbau- und Ablauforganisation
- Definitionen und Eskalationsstufen
- Störfallmanagement
- Notfall-/Krisenpläne inkl. Sofortmaßnahmen
- Meldepflichtige Ereignisfälle
- Interne und externe Verantwortlichkeiten inkl. Erreichbarkeiten
- Alarmierungs- und Meldeverfahren im Ereignisfall
- Krisenstabsorganisation und Krisenstabsarbeit
- Interne und externe Kommunikation (inkl. Krisenkommunikationsplan)
- Checklisten, Handlungsanweisungen, Handreichungen etc.
- Anlagen wie z. B. Standortpläne, Gebäudepläne, technische Anlagenpläne etc.
- Angaben zu Qualitätssicherungsmaßnahmen wie z. B. Schulungs-, Übungs- und Revisionsmaßnahmen
Das Krisenmanagement-Handbuch präsentiert sich damit als Wissensbasis und situatives Nachschlagewerk für alle Verantwortlichen und handelnden Akteure. Entscheidend ist jedoch ebenso, dass grundlegende Informationen enthalten und auch als solche zu erkennen sind. In vielen Fällen kann es durchaus sinnvoll sein, weiterführende Hinweise in das Krisenhandbuch aufzunehmen, welche separat vom Hauptteil zu finden sind. Es kann mitunter sogar nützlich sein, das Krisenhandbuch in mehrere Teile zu gliedern.
Grundsätzlich sollte ein Krisenmanagement-Handbuch nicht als ein für jedermann zugängliches Dokument im Unternehmen verfügbar sein. Vielmehr sollten lediglich die im Krisenmanagement involvierten Stellen wie z. B. der Krisenstab oder die Notfall-/Krisenteams einen direkten und vor allem schnellen Zugriff darauf haben. Dennoch sollte natürlich auch jeder weitere Krisenmanagement-Akteur über die für ihn erforderlichen fachspezifischen Inhalte verfügen und diese auch kennen. Weiterhin sollte beachtet werden, dass das beste Krisenhandbuch wenig nützt, wenn es nicht zur Verfügung steht oder sich auf einem alten und bereits überholten Stand befindet. Daher sollte bei inhaltlichen, prozessualen oder personellen Veränderungen konsequent darauf geachtet werden, dass alle sich im Umlauf befindlichen (physischen oder elektronischen) Varianten des Krisenhandbuchs gleichermaßen aktualisiert bzw. ausgetauscht werden.
Zudem ist es wichtig zu wissen, dass ein Krisenhandbuch noch so präzise, ganzheitlich und praxistauglich ausgearbeitet werden kann: wenn sich die Verantwortlichen und handelnden Akteure im Vorfeld nicht explizit mit dem Krisenmanagement und dem zugrundeliegenden Krisenmanagement-System auseinandersetzen, ist selbst das beste Krisenhandbuch wenig wert! Daher sollten den Nutzergruppen die Inhalte, Abläufe und Hintergründe zum Krisenhandbuch und Krisenmanagement-System im Rahmen von regelmäßigen Krisenmanagement-Schulungen oder Krisenmanagement-Workshops näher vermittelt werden.
Das Fundament bilden regelmäßige Aktualisierungen und eine nachhaltige Qualitätssicherung
Eine Krise kann jederzeit und auch noch Jahre nach der Erstellung eines Krisenhandbuchs auftreten. (Krisenmanagement-)Verantwortliche vertrauen im Ereignisfall darauf, dass die im Krisenhandbuch enthaltenen Informationen aktuell sind und somit jederzeit genutzt werden können. Daher sind laufende und konsequent durchgeführte Aktualisierungen aller Dokumente im Krisenhandbuch mit Angaben beispielsweise zu Ansprechpartnern, Kontaktdaten, Raumbezeichnungen, Plänen etc. unverzichtbar. Denn in einem Ereignisfall kann wertvolle Zeit damit verloren gehen, dass Telefonnummern fehlerhaft sind oder vermeintlich wichtige Ansprechpartner nicht mehr existieren und das alles nur, weil die Daten schlichtweg veraltet sind. Vor allem nach einem Ereignisfall sollte das Krisenmanagement-Handbuch aktualisiert werden, wobei die mit dem Ereignisfall gewonnenen Erfahrungswerte und möglichen Optimierungspunkte dabei explizit berücksichtigt werden sollten.
Machen auch Sie sich unsere branchenübergreifende Fachkenntnis und Beratungskompetenz im Bereich Krisenmanagement sowie unsere langjährige Erfahrung beim Aufbau von Krisenmanagement-Systemen zu nutze und stellen Sie Ihr Unternehmen krisenfest auf!
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